Gebruikersbeheer
Binnen het platform beheer je alle gebruikers op één centrale plek. Van het toevoegen van nieuwe medewerkers tot het aanpassen van rollen en rechten, alles is ingericht om snel en overzichtelijk te werken. Je bepaalt zelf wie toegang heeft tot het platform, welke rol iemand heeft en hoe gebruikers zijn ingedeeld binnen je organisatie. Door dit goed in te richten, zorg je dat medewerkers direct de juiste cursussen, taken en informatie zien.
Het platform helpt je om dit proces efficiënt te organiseren, maar een goede inrichting aan de voorkant maakt het verschil. Hoe scherper je gebruikers beheert, hoe beter je kunt sturen, automatiseren en opschalen zonder extra handwerk.
Gebruikersbeheer
Vind hier de stappen om jouw gebruikersbeheer goed vorm te geven
Gebruikers handmatig toevoegen
In deze stap voeg je eenvoudig één of meerdere gebruikers toe aan het platform via hun e-mailadres. Dit is ideaal wanneer je snel een aantal medewerkers wilt uitnodigen zonder een import te gebruiken.
De gebruikers ontvangen automatisch een uitnodiging om hun account te activeren.
Stappen
Open ‘Add new user’
Kies daarna voor de optie om gebruikers handmatig toe te voegen.Voer e-mailadres(sen) in
Plak één of meerdere e-mailadressen in het veld.
Je kunt meerdere adressen tegelijk toevoegen door ze onder elkaar of gescheiden in te voeren of te kopiëren van Excel.Voeg toe aan de lijst
Klik op ‘Add to list’ om de e-mailadressen te verzamelen voordat je ze verstuurt.Verstuur de uitnodiging
Klik op ‘Submit’ om de gebruikers daadwerkelijk uit te nodigen.
De gebruikers ontvangen automatisch een e-mail met een link. Hiermee kunnen zij hun gegevens invullen en een wachtwoord instellen. Vanaf dat moment hebben zij toegang tot het platform.
Gebruikers toevoegen in bulk
In deze stap voeg je in één keer meerdere gebruikers toe via een importbestand. Dit is ideaal wanneer je grotere groepen medewerkers wilt toevoegen, bijvoorbeeld bij een nieuwe klant of bij een initiële inrichting.
Stappen
Download het importtemplate
Klik op ‘Download here’ om het CSV-template te downloaden.
Gebruik altijd dit bestand, zodat de structuur direct klopt.Vul het template in
Voeg de gegevens van de gebruikers toe in het bestand.
Denk aan e-mailadres, naam en eventueel aanvullende gegevens zoals functie of locatie.Upload het bestand
Sleep het CSV-bestand in het uploadveld of selecteer het vanaf je computer.Verstuur de import
Klik op ‘Submit’ om de gebruikers toe te voegen aan het platform.
Wat gebeurt er daarna
Alle gebruikers worden in één keer aangemaakt en ontvangen automatisch een e-mail om hun account te activeren en een wachtwoord in te stellen.
Gebruikersgegevens bewerken
In deze stap kun je de gegevens van een gebruiker aanpassen en aanvullen. Dit doe je in het profiel van de medewerker.
Een deel van de informatie wordt automatisch aangevuld door het gebruik van het platform, bijvoorbeeld via boekingen, behaalde certificaten of toegevoegde documenten.
Stappen
Open het profiel van de gebruiker
Ga naar de medewerker en open de gebruikerskaart.Ga naar het juiste tabblad
Navigeer naar de sectie die je wilt aanpassen, zoals contactgegevens, bedrijfsgegevens of trainingsinformatie.Klik op ‘bewerken’
Bijvoorbeeld ‘Contactgegevens bewerken’ om wijzigingen door te voeren.Pas de gegevens aan of vul deze aan
Denk aan e-mailadres, telefoonnummer, taal, functie of andere relevante informatie.Sla de wijzigingen op
De gegevens worden direct bijgewerkt in het profiel van de gebruiker.
Waarom dit belangrijk is
Actuele en volledige gebruikersgegevens zorgen voor betere communicatie, juiste toewijzing van trainingen en correcte rapportages. Doordat een deel automatisch wordt aangevuld, groeit het profiel mee met het gebruik van het platform.
Rollen en toegang beheren
In deze stap bepaal je welke rechten en verantwoordelijkheden een gebruiker heeft binnen het platform. Dit doe je per medewerker in de medewerkerskaart.
Iedere gebruiker die wordt uitgenodigd in het platform krijgt standaard de rol student. Afhankelijk van de werkzaamheden kun je extra rollen toekennen.
Stappen
Open de medewerkerskaart
Ga naar de betreffende medewerker en open zijn of haar profiel.Ga naar ‘Roles & Permissions’
In dit tabblad zie je de huidige rollen van de gebruiker.Klik op ‘Edit Permissions’
Hiermee kun je rollen toevoegen of verwijderen.Selecteer de juiste rol(len)
Kies welke rechten de gebruiker nodig heeft, bijvoorbeeld: Tutor, Creator, Organisation Manager, Organisation Admin
Sla de wijzigingen op
De nieuwe rechten worden direct toegepast.
Teamleiders beheren
In deze stap stel je in welke gebruikers teamleider zijn en koppel je medewerkers aan hen. Teamleiders hebben inzicht in hun eigen groep en kunnen daarop sturen.
Een teamleider is geen aparte rol, maar een instelling binnen de gebruikersgegevens.
Stappen
Open het profiel van de gebruiker
Ga naar de medewerker die je als teamleider wilt instellen.Ga naar ‘Bedrijfsgegevens’
In dit tabblad kun je de teamleider-instelling beheren.Vink ‘Team leader’ aan
Hiermee maak je deze gebruiker een teamleider.
De gebruiker krijgt nu inzicht in zijn of haar eigen groep medewerkers.Wijs medewerkers toe aan de teamleider
Ga naar het gebruikersoverzicht en selecteer meerdere medewerkers.Gebruik de bulkactie om een teamleider te koppelen
Koppel de geselecteerde medewerkers aan de juiste teamleider.
Wat kan een teamleider zien
Een teamleider ziet dezelfde onderdelen als een organisatiemanager, maar alleen voor de medewerkers die aan hem of haar gekoppeld zijn.
Docenten beheren
Wanneer je een gebruiker de rol docent geeft, komen er extra instellingen beschikbaar in het profiel. Hiermee leg je vast wat een docent kan geven en wanneer hij of zij beschikbaar is.
Deze instellingen zijn essentieel als je gebruik maakt van de boekingsmodule.
Stappen
Geef de gebruiker de rol ‘docent’
Ga naar Roles & Permissions en voeg de rol Tutor toe.
Hierdoor worden extra tabbladen zichtbaar in het profiel.Ga naar ‘Qualifications’
Hier stel je in welke opleidingen of trainingen de docent mag geven.
Voeg per kwalificatie toe wat de docent bevoegd is om te verzorgen.Ga naar ‘Availability’
Geef aan wanneer de docent beschikbaar is.
Dit bepaalt wanneer de docent ingepland kan worden voor cursussen.Controleer de instellingen
Zorg dat zowel kwalificaties als beschikbaarheid volledig zijn ingevuld.
Dit voorkomt fouten bij het plannen van opleidingen.
Waarom dit belangrijk is
Het platform gebruikt deze gegevens om docenten automatisch voor te stellen bij het plannen van trainingen. Zonder juiste kwalificaties of beschikbaarheid kun je niet efficiënt plannen en loop je het risico dat je de verkeerde docent inzet of geen docent kunt selecteren.
Gebruikers deactiveren of verwijderen
In deze stap kun je gebruikers verwijderen uit het platform. Dit kan zowel individueel als in bulk, afhankelijk van je situatie.
Stappen
Via een individuele gebruiker
Open het profiel van de gebruiker.
Ga naar ‘More actions’ en kies ‘Delete’ om de gebruiker te verwijderen.Via het gebruikersoverzicht (bulk)
Selecteer één of meerdere gebruikers in het overzicht.
Kies vervolgens via de bulkacties voor ‘Verwijderen’.
Wat gebeurt er met de gegevens
Een verwijderde gebruiker wordt niet direct volledig verwijderd uit het systeem. De gegevens worden bewaard volgens geldende bewaartermijnen. Dit is nodig om te voldoen aan regelgeving van certificerende instanties en om historische data te kunnen verantwoorden.
Opnieuw toevoegen van gebruikers
Wil je een eerder verwijderde gebruiker opnieuw toevoegen? Dan kun je deze niet zelf opnieuw aanmaken. Je krijgt een melding om contact op te nemen met de helpdesk. Zij kunnen de gebruiker inclusief bestaande data herstellen in jouw omgeving.
De toppers van THAR denken graag met je mee
Julia Welch
Lisa Bendsneyder
Tara Tenthof
Sofie van Ek
