ORGANISATIEPROFIEL INSTELLINGEN
Een sterke basis begint hier. In de organisatie-instellingen leg je vast hoe jouw organisatie werkt binnen het platform. Denk aan je bedrijfsgegevens, structuur, locaties en processen.
Door dit goed in te richten, zorg je ervoor dat alles daarna soepel loopt: medewerkers worden automatisch op de juiste plek ingedeeld, trainingen sluiten aan op hun functie en belangrijke zaken zoals certificaten en onboarding verlopen zonder handmatig werk.
ORGANISATIEPROFIEL INSTELLEN
Vind hier de stappen om jouw organisatieprofiel goed in te richten
Bedrijfsgegevens instellen of wijzigen
In deze stap leg je de basisgegevens van je organisatie vast. Dit lijkt eenvoudig, maar deze gegevens worden op meerdere plekken in het platform gebruikt.
Bedrijfsnaam controleren en invullen
Zorg dat de naam exact klopt zoals je die extern gebruikt.
Dit voorkomt verwarring in communicatie richting medewerkers.Adresgegevens toevoegen
Vul het officiële adres van de organisatie in.
Deze gegevens kunnen later terugkomen op documenten, exports of koppelingen met andere systemen.Algemeen e-mailadres instellen
Gebruik bij voorkeur een centraal e-mailadres (bijv. info@ of hr@).
Zo blijven belangrijke notificaties en communicatie niet hangen bij één persoon.Telefoonnummer toevoegen
Vul een algemeen bereikbaar nummer in.
Handig voor ondersteuning, of algemene communicatie vanuit ons naar jouw organisatie.Taal instellen
Kies de standaardtaal van de organisatie.
Dit bepaalt hoe het platform en communicatie standaard worden weergegeven voor gebruikers.
Bedrijfsidentiteit aanpassen of wijzigen
In deze stap zorg je dat het platform volledig aansluit bij de uitstraling van jouw organisatie. Dit vergroot herkenning en vertrouwen bij je medewerkers.
Logo uploaden
Upload het logo van je organisatie.
Dit logo wordt zichtbaar binnen het platform en op verschillende uitingen, zoals certificaten en communicatie.Banner instellen
Kies een passende bannerafbeelding.
Deze wordt gebruikt als visuele header in het platform en bepaalt voor een groot deel de eerste indruk.Kleuren instellen
Stel de primaire kleur en tekstkleur in.
Deze kleuren worden door het hele platform toegepast en zorgen voor een consistente uitstraling die past bij jullie huisstijl.Certificaat achtergrond uploaden
Upload een achtergrond voor certificaten.
Let op: dit is een ontwerp zonder tekst. De naam, datum en andere gegevens worden later automatisch over deze achtergrond geplaatst.
Vestigingen toevoegen of wijzigen
Vestigingen toevoegen
In deze stap richt je de structuur van je organisatie in. Vestigingen kun je gebruiken op de manier die het beste past bij jouw organisatie: denk aan fysieke locaties, afdelingen, hubs of zelfs volledige suborganisaties.
Bepaal je structuur
Denk vooraf na hoe je je organisatie wilt indelen.
Kies bijvoorbeeld voor locaties, afdelingen of een combinatie daarvan. Dit bepaalt straks hoe je medewerkers en trainingen selecteert en organiseert.Nieuwe vestiging toevoegen
Maak een nieuwe vestiging aan en geef deze een duidelijke naam.
Kies namen die direct herkenbaar zijn voor iedereen binnen de organisatie.Eventuele adresgegevens invullen
Voeg indien relevant een adres toe.
Dit is vooral handig bij fysieke locaties, bijvoorbeeld voor trainingen of rapportages.Vestigingen consistent benoemen
Zorg voor een logische en consistente naamgeving.
Dit voorkomt verwarring wanneer je later gaat filteren, rapporteren of automatiseren.Structuur uitbreiden waar nodig
Voeg meerdere vestigingen toe om je organisatie verder te segmenteren.
Denk aan het splitsen per regio, team of type werk.
Functies aanmaken of wijzigen
In deze stap leg je vast welke functies er binnen je organisatie zijn. Door functies goed in te richten, kun je medewerkers later eenvoudiger indelen, filteren en automatisch de juiste trainingen, taken of opvolgingen toewijzen.
Bepaal welke functies je wilt opnemen
Denk na over de functies die relevant zijn binnen jouw organisatie en hoe deze in andere systemen zijn benoemd.
Neem vooral de rollen op waarop je wilt kunnen sturen, rapporteren of automatiseren.Voeg een functie toe
Maak per rol een aparte functie aan.
Gebruik functienamen die intern herkenbaar en eenduidig zijn.Houd functienamen consistent
Kies één duidelijke schrijfwijze en houd die overal aan.
Dit voorkomt dubbele of verwarrende functies in filters, exports en automatiseringen.Maak functies praktisch bruikbaar
Richt functies in op basis van hoe je medewerkers wilt segmenteren.
Denk bijvoorbeeld aan operationele rollen, leidinggevende functies of specialistische functies met eigen eisen.Controleer of de functies aansluiten op je processen
Kijk vooruit naar trainingen, onboarding en certificaatopvolging.
Functies worden later gebruikt om automatisch de juiste acties aan de juiste medewerkers te koppelen.
Financiële structuur inrichten of wijzigen
In deze stap leg je vast binnen welke financiële eenheden medewerkers werkzaam zijn. Zo kun je opleidingskosten correct verdelen en zorg je dat kosten altijd bij de juiste bv of entiteit terechtkomen.
Bepaal welke financiële eenheden je nodig hebt
Denk aan bv’s, werkmaatschappijen, kostenplaatsen of andere financiële onderdelen binnen je organisatie.
Neem alleen de eenheden op waarop je kosten wilt kunnen splitsen of doorbelasten.Voeg per eenheid een aparte financiële structuur toe
Maak voor iedere relevante entiteit een aparte invoer aan.
Zo ontstaat een heldere basis voor rapportage en facturatie.Gebruik duidelijke en herkenbare namen
Zorg dat de naam exact aansluit op hoe deze eenheid financieel bekend is binnen je organisatie.
Dit voorkomt fouten in overzichten, koppelingen en interne doorbelasting.Koppel medewerkers straks aan de juiste eenheid
De financiële structuur wordt gebruikt om medewerkers onder de juiste entiteit te plaatsen.
Daardoor kunnen opleidingskosten later automatisch correct worden uitgesplitst.Controleer of de inrichting aansluit op jullie facturatieproces
Kijk vooraf hoe kosten intern of extern worden verwerkt.
Een goede inrichting voorkomt correcties achteraf en maakt rapportages direct bruikbaar.
Trainingslocaties en middelen toevoegen of wijzigen
In deze stap leg je vast waar en met welke middelen trainingen plaatsvinden. Door dit goed in te richten, kun je later eenvoudig trainingen plannen en voorkom je dubbele boekingen.
Trainingslocaties toevoegen
Maak de verschillende trainingslocaties aan.
Dit kunnen fysieke locaties zijn, zoals vestigingen of externe opleidingsplekken.
Let op: vul hier altijd het juiste adres in. Dit adres wordt later automatisch gebruikt in uitnodigingen naar deelnemers.Lokalen aanmaken
Voeg per locatie de beschikbare lokalen toe.
Denk aan klaslokalen, praktijkruimtes of specifieke trainingszones.Middelen en voertuigen toevoegen
Voeg alle relevante middelen toe die nodig zijn voor trainingen.
Bijvoorbeeld voertuigen, machines of andere praktijkmaterialen.
Onboarding automatiseren
In deze stap automatiseer je het inwerkproces van nieuwe medewerkers. Zodra iemand wordt toegevoegd aan het platform, worden automatisch de juiste online modules en taken klaargezet.
Let op: dit kun je pas goed instellen als je content hebt aangemaakt of geselecteerd die je wilt gebruiken voor onboarding.
Bepaal je onboarding inhoud
Kies welke modules of taken nieuwe medewerkers moeten doorlopen.
Denk aan basisinstructies, veiligheidstrainingen of functiegerichte modules.Nieuwe onboardingregel aanmaken
Maak een nieuwe onboardingregel aan en geef deze een duidelijke naam.
Zo houd je overzicht wanneer je meerdere onboardingflows hebt.Koppel de juiste cursus of taak
Selecteer welke cursus of taak automatisch moet worden toegewezen.
Dit vormt de kern van je onboarding.Bepaal voor wie de onboarding geldt
Stel in op basis van functie, taal of vestiging.
Zo zorg je dat iedere medewerker alleen relevante onboarding ontvangt.Kies wat automatisch wordt toegewezen
Geef aan of je automatisch een cursus, taak of beide wilt toewijzen.
Dit bepaalt wat er direct gebeurt na toevoeging van een medewerker.Stel het moment van versturen in
Bepaal wanneer de onboarding wordt verstuurd, bijvoorbeeld direct of een aantal dagen na aanmelding.
Zo kun je het inwerkproces beter faseren.
Certificaat opvolging instellen
In deze stap richt je automatische opvolging in voor certificaten. Zo voorkom je dat certificaten ongemerkt verlopen en bepaal je zelf hoeveel van dit proces je wilt automatiseren.
Kies het certificaat waarvoor je een opvolgregel wilt maken
Selecteer eerst het certificaat waarop de regel van toepassing is.
Hiermee leg je vast voor welke verlenging het platform moet ingrijpen.Geef de regel een duidelijke naam
Maak een logische signalnaam aan.
Zo houd je overzicht wanneer je meerdere signalen of verlengregels gebruikt.Bepaal welke actie je wilt laten uitvoeren
Je kunt kiezen uit een melding, automatische inschrijving in e-learning (dit kan alleen als het certificaat verlengd kan worden met een online module), of allebei.
Daarmee bepaal je of je alleen geïnformeerd wilt worden of het proces ook direct wilt laten doorlopen.Stel meldingen voor managers in
Kies of organisatiemanagers een e-mail en in-app notificatie moeten ontvangen.
Dit is handig als je grip wilt houden op verlopende certificaten zonder alles handmatig te controleren.Koppel een e-learning voor verlenging
Selecteer de online cursus die nodig is om het certificaat te verlengen.
Zodra je automatische inschrijving activeert, wordt de medewerker direct aan deze cursus gekoppeld.Controleer of de juiste verlengroute is ingesteld
Kijk goed na of de gekozen cursus daadwerkelijk de juiste is voor dit certificaat.
Zo voorkom je dat medewerkers op de verkeerde module terechtkomen.
De toppers van THAR denken graag met je mee
Louise van Straten
Marlieke van Gorp
Sofie van Ek
Sanne Boetzkes – van de Ven
